O Desafio
A Escola Estadual Pioneiros do Saber possui um patrimônio estimado em R$ 1,8 milhão: 340 computadores, 1.200 cadeiras, 80 mesas, 22 projetores, equipamentos de laboratório e de educação física. O controle era feito em uma planilha Excel atualizada uma vez por ano — durante o caótico inventário anual que durava 2 semanas e mobilizava toda a equipe. Bens perdidos ou mal alocados entre salas eram descobertos tardiamente. A prestação de contas à Secretaria de Educação exigia relatórios detalhados que consumiam semanas de trabalho do setor administrativo. Em 2023, itens avaliados em R$ 87.000 foram declarados como 'não localizados' no inventário.
A Solução
Implementamos o módulo de Patrimônio e Inventário em 3 dias. Todos os 2.400 bens foram importados da planilha Excel e organizados por categorias, locais e estado de conservação. QR Codes foram impressos e afixados em cada bem — a escola usou uma impressora de etiquetas própria. A equipe foi treinada para registrar movimentações de bens (empréstimos entre salas, manutenções) em segundos pelo celular. O inventário anual, antes de 2 semanas, passou a ser realizado em 2 dias com 3 pessoas. Relatórios para a Secretaria de Educação são exportados em PDF em 1 clique, com QR Code de autenticidade.
Antes do AlphaEduc, o inventário era um pesadelo de 2 semanas. Hoje, em 2 dias, sei exatamente onde está cada computador, cada cadeira. No ano passado, apresentamos o inventário mais preciso da história da escola à Secretaria. Zero itens não localizados.
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